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業務用IT機器を従業員に貸与するとき

例えば、従業員に貸与したスマートフォンが、業務以外の私的な目的で使われ問題になるケースがあります。従業員の常識や良識に任せているだけでは、ウィルス感染や情報漏洩、予想外の高額な利用料金がかかる、などのリスクもあります。そこで、スマートフォン等のIT機器を貸し出す際のルールを整備することをお勧めします。

ルール整備にあたっては

○どのような条件で誰(どの範囲の従業員)に貸与するかを決める

○就業規則等に、業務以外の目的に使用することを禁止する旨を明確に規定し、懲戒事由と紐付ける

○私用禁止規定のほかに、貸与・返却の手続やセキュリティの管理方法などについても規定する

○規定を従業員に周知・徹底し、特に重要な事項については、誓約書を提出させるなどして意識付を促す

ことがポイントです。また、IT機器の持ち帰りを認めたり禁止しなかったりすると、労働時間の管理が難しくなるので留意が必要です。