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人事・労務関係の文書 紙で保存?データで保存?①

労働基準法109条では、「使用者は、労働者名簿、賃金台帳、雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない」と規定されています。(「3年間」の起算点は書類ごとに異なります。)

平成17年施行の通称「e-文書法」及び省令*により、法律上書面保存が求められる文書についても、書面に代えて電子データで作成・保存することが広く可能になりました。これにより、上記書類のうち「雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要書類」については、電子データでのみ保存し原本を破棄することができます。

ただし、電子データは、必要に応じて出力し明瞭に表示され書面作成ができるよう管理し、保存期間中の改変や消去の履歴も確認できるようにし、データ作成にかかる責任の所在を明確にしておくなどの措置が必要です。(省令4・6条)

*「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」及び「厚生労働省の所管する法令の規定に基づく民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する省令」