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人事・労務関係の文書 紙で保存?データで保存?②

あった方が無難? ~原本書類~

人事・労務関係文書の種類によっては、e-文書法・省令により、一定の条件を満たせば電子データのみの保存・管理も可能であることを前回ご紹介しました。

しかし、民事裁判における証拠提出という場面を考えた場合、書面の原本を保管していることの重要性が増します。契約書等の署名・捺印のある書面に関しては、筆跡や印影、作成時期(時間経過による書面の劣化)を確認する際に、裁判所から原本の提出を求められるのが一般的です。

したがって、労働契約書や合意書等、労使(とりわけ労働者)の重要な意思表示が記載された書面は、将来起こり得る紛争に備えて、一定期間は書面原本と電子データを両方保存しておくなど、原本を安易に破棄しないことをお勧めします。