例えば、従業員に貸与したスマートフォンが、業務以外の私的な目的で使われ問題になるケースがあります。従業員の常識や良識に任せているだけでは、ウィルス感染や情報漏洩、予想外の高額な利用料金がかかる、などのリスクもあります。そこで、スマートフォン等のIT機器を貸し出す際のルールを整備することをお勧めします。
ルール整備にあたっては
○どのような条件で誰（どの範囲の従業員）に貸与するかを決める
○就業規則等に、業務以外の目的に使用することを禁止する旨を明確に規定し、懲戒事由と紐付ける
○私用禁止規定のほかに、貸与・返却の手続やセキュリティの管理方法などについても規定する
○規定を従業員に周知・徹底し、特に重要な事項については、誓約書を提出させるなどして意識付を促す
ことがポイントです。また、IT機器の持ち帰りを認めたり禁止しなかったりすると、労働時間の管理が難しくなるので留意が必要です。
